Kā saglabāt Excel lapu kā PDF

Excel izklājlapas saglabāšana kā PDF var būt mulsinoša, un gatavais fails bieži izskatās citādi nekā mēs vēlamies, lai tas tiktu parādīts. Lūk, kā saglabāt lapu kā tīru lasāmu PDF failu.

Excel faili kā PDF

Ir daudz scenāriju, kad Excel dokumentu varētu izklājlapas vietā saglabāt kā PDF failu. Piemēram, ja vēlaties nosūtīt tikai noteiktu daļu no lielākas lapas vai nevēlaties, lai to varētu rediģēt. Tomēr Excel faila konvertēšana uz PDF var būt nedaudz grūts.

Mēs bieži nedomājam par Excel izklājlapām kā dokumentiem ar apmalēm, lapām un malām. Tomēr, kad runa ir par šo failu pārvēršanu PDF dokumentos, kurus var lasīt, izdrukāt vai izplatīt citiem, jums tas būtu jāzina. Jūsu failam jābūt lasāmam un saprotamam, bez nejaušām klaiņojošām kolonnām citās lapās vai šūnu izmēros, kas ir pārāk mazi lasīšanai.

Lūk, kā pārvērst izklājlapu par prezentējamu un izdrukājamu PDF dokumentu.

Lapas iestatīšana

Ja izmantojat Office 2008 vai jaunāku versiju, dodieties uz cilni Lapas izkārtojums. Šeit jūs redzēsiet vairākas opcijas, kas sagrupētas sadaļā Lapas iestatīšana. Šeit ir pirmie trīs:

  • Maržas:  Cik liela atstarpe ir starp dokumenta malu un pirmo šūnu
  • Orientācija:  vai vēlaties, lai jūsu pabeigtais fails būtu ainavas vai portreta stāvoklī
  • Izmērs:  gatavā dokumenta lappuses izmērs

Tie galvenokārt darbojas tāpat kā Word dokumentā, tāpēc iestatiet tos, pamatojoties uz to, kā vēlaties, lai jūsu gatavais PDF izskatās. Ņemiet vērā, ka lielākā daļa Excel izklājlapu ir lasāmākas ainavas orientācijā nekā portreta, ja vien jums nav ļoti daudz kolonnu. Portreta formātā saglabātajās lapās parasti ir kolonnas, kas atrodas ārpus galīgās drukas zonas, kas var ļoti apgrūtināt dokumentā orientēšanos un lasīšanu.

Galīgajam izkārtojumam varat pievienot arī galveni un kājeni. Sadaļas Lappuses iestatīšana apakšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz bultiņas, pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Galvene / kājene. Izmantojot funkciju “Pielāgot”, varat atlasīt vienu no Office ģenerētajām opcijām vai izveidot savas.

Jums ir arī iespēja mainīt izdrukas fonu. Lai to izdarītu, lapas iestatījumos noklikšķiniet uz pogas Fons. Attēlu var izvēlēties no klēpjdatora vai mākoņa, un šis attēls tiks noformēts pa visu lapu.

Drukas apgabala noteikšana un pielāgošana

Tālāk jums jānosaka, kurš apgabals tiks pārvērsts par PDF, kā arī cik rindu un kolonnu būs katrā lapā.

Pirmais veids, kā definēt apgabalu, ir izmantot klikšķi un velciet, lai atlasītu visas šūnas, kuras vēlaties dokumentā. Pēc tam dodieties uz Lappuses iestatīšana> Drukas apgabals> Iestatīt drukas apgabalu. Tas izveidos plānu pelēku līniju ap visu izdrukājamo laukumu. Veidojot PDF failu, viss, kas atrodas ārpus šī apgabala, netiks iekļauts. Varat arī manuāli ievadīt šūnas, noklikšķinot uz bultiņas apakšējā kreisajā stūrī un dodoties uz Izklājlapas> Drukas apgabals.

Līdzīgi kā Microsoft Word, varat arī izveidot lapu pārtraukumus, lai segmentētu dažādas tabulas. Šie lapu pārtraukumi var būt gan horizontāli, gan vertikāli. Pārejiet uz šūnu, kurā vēlaties ievietot lapas pārtraukumu, lentē noklikšķiniet uz cilnes “Lapas izkārtojums” un atlasiet Lappuses iestatīšana> Lappušu pārtraukumi> Ievietot lappuses pārtraukumu. Tas izveidos pārtraukumu tieši virs un pa kreisi no jūsu pašreizējās šūnas.

Vēl viena svarīga lieta, kas jādara, ir definēt opciju Scale to Fit. Pa labi no lapas iestatīšanas redzēsit trīs iespējas: platums, augstums un mērogs. Opcijas Platums un Augstums ļauj iestatīt, cik lappusēs tiks rādītas tabulas rindas vai kolonnas. Piemēram, ja jums ir daudz rindu, bet tikai dažas kolonnas, platuma iestatīšana uz vienu lapu ir ideāla. Savukārt mērogs noteiks visa drukas apgabala kopējo izmēru maiņu.

Lapas opcijas

Pēdējā izvēlne, kurai jāpievērš uzmanība, ir Sheet Options. Šie ir iestatījumi, kas ietekmē jūsu pēdējās izdrukātās lapas izskatu. Lai piekļūtu pilnas lapas opcijām, sadaļas Lappuses opcijas apakšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz bultiņas.

Šeit ir pārskats par dažādiem pielāgojumiem, kurus varat veikt šajā izvēlnē:

  • Drukāt nosaukumus:  Jūs varat iesaldēt noteiktas lapas rindas un kolonnas tā, lai tās būtu redzamas katrā lapā, piemēram, galvenēs un etiķetēs.
  • Režģlīnijas: tas ļauj iestatīt, vai rādīt vai nerādīt režģlīnijas, kas ir līnijas starp šūnām, kas parādās, ja uz tām nav uzmūrēta apmale.
  • Virsraksti:  tas ļauj jums parādīt virsrakstus, kas ir fiksētas alfabēta (A, B, C) un ciparu (1, 2, 3) etiķetes Excel izklājlapu x un y asīs.
  • Komentāri, piezīmes un kļūdas: galīgajā dokumentā tiek parādīti iegultie komentāri, piezīmes un kļūdu brīdinājumi.
  • Drukas secība:  tas ļauj iestatīt, vai vispirms izveidot dokumentu, kas iet uz leju vai iet pa labi.

Šajā izvēlnē varat doties uz ekrānu Drukas priekšskatījums, kur varat ieskatīties galīgajā dokumentā. Ekrānu var arī atvērt, izmantojot īsinājumtaustiņu Ctrl + P.

SAISTĪTĀ: Kā izdrukāt darblapu ar komentāriem programmā Excel

Saglabāšana vai drukāšana kā PDF

Ja dokuments ir pareizi noformēts un viss ir gatavs darbam, ir divi veidi, kā varat izveidot PDF failu.

Lai programmā Excel saglabātu failu kā PDF, atveriet dialoglodziņu Saglabāt kā un nolaižamajā izvēlnē “Saglabāt kā tipu” atlasiet PDF. Varat arī doties uz Eksportēt> Eksportēt uz XPS / PDF. No šejienes jums ir dažas iespējas. Jūs varat izlemt, vai optimizēt failu standarta vai minimālajam, kas noteiks dokumenta galīgo kvalitāti un faila izmēru. Pēc tam varat noklikšķināt uz “Opcijas”, lai atlasītu publicējamo apgabalu:

  • Atlase:  pašreizējās jūsu atlasītās šūnas
  • Aktīvās izklājlapas:  pašreizējā lapa, kurā atrodaties
  • Visas darbgrāmatas:  visas darbgrāmatas pašreizējā failā, ar kuru strādājat
  • Tabula:  definēta tabula, kuru esat izveidojis, izmantojot Microsoft Excel

Varat arī pilnībā ignorēt iestatīto drukas apgabalu.

Jūs varētu arī izdrukāt failu kā PDF. Microsoft ir iebūvēts PDF printeris ar nosaukumu Microsoft Print to PDF, kuru varat izvēlēties printera nolaižamajā izvēlnē. Ja jums ir cits PDF disks, piemēram, Adobe PDF, Foxit vai PDF Xchange, varat izmantot arī vienu no tiem. Pirms noklikšķināt uz “Drukāt”, apskatiet drukas priekšskatījumu, lai pārliecinātos, ka viss izskatās pareizi.

SAISTĪTĀ: Kā drukāt PDF formātā sistēmā Windows: 4 padomi un ieteikumi