Kā samazināt PowerPoint prezentācijas faila lielumu

Ņemot vērā, ka Microsoft PowerPoint prezentācijas parasti papildina ar daudziem attēliem, gifiem, iegultiem videoklipiem, diagrammām, grafikiem un citu saturu, nav pārsteigums, ka jūs saņemat diezgan lielus failus. Šeit ir daži soļi, kurus varat veikt, lai samazinātu prezentācijas faila lielumu.

Lieli faili var būt kaitinoši. Tie aizņem daudz vērtīgas vietas diskā, palēnina atskaņošanas veiktspēju un var izraisīt e-pasta ziņojumu atlēcienu faila lieluma ierobežojuma pārsniegšanas dēļ. Visas šīs lietas varat novērst, samazinot prezentācijas faila lielumu.

Mēs to jau minējām iepriekš, taču pirmā lieta, ko jūs domājat, apsverot faila lieluma samazināšanu, ir attēli - un tam ir labs iemesls. Attēlu faili var būt diezgan lieli. Lai samazinātu izmēru, varat veikt dažas darbības, piemēram, prezentācijā esošo attēlu saspiešana. Ja jums ir aizdomas, ka jūsu PowerPoint faila lielums ir saistīts ar attēliem, noteikti izlasiet mūsu rakstīto rakstu par to, kā samazināt attēlus saturošo Office dokumentu lielumu.

SAISTĪTĀ: Kā samazināt Microsoft Word dokumenta izmēru

Mums ir daži papildu padomi, kas pievienot, ja esat veicis šīs darbības, bet tomēr jāsamazina prezentācijas faila lielums.

Konvertējiet savu prezentāciju uz PPTX formātu

Korporācija Microsoft izlaida PPTX formātu Office 2007. Tomēr nereti ir redzams, ka PPT faili peld apkārt. Tātad, kāda ir atšķirība starp PPT un PPTX failu? PPTX versija saspiež visu prezentācijas saturu. Ja jums ir PPT fails un jūs to pārveidojat par PPTX failu, pamanīsit faila lieluma samazināšanos.

Faila konvertēšana ir tikpat vienkārša kā pogas nospiešana un faila veida izvēle. Atveriet savu PPT failu, dodieties uz cilni Fails un pēc tam noklikšķiniet uz Konvertēt.

Parādīsies Windows File Explorer. Jūs pamanīsit, ka saglabāšanas veids ir iestatīts kā “PowerPoint prezentācija”. Šis ir PPTX faila tips. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Jūsu PPT fails tagad tiks pārveidots par PPTX failu. Kā redzat, faila lielums ir samazināts.

HTG Presentation 2 ir mūsu PPT fails, un HTG Presentation 3 ir mūsu PPTX fails. Tikai konvertējot faila tipu, izmērs tika samazināts par 335 KB.

Lai gan tas nav elpu aizraujošs faila lieluma kritums, mums izdevās samazināt Word dokumenta faila lielumu no 6 001 KB līdz 721 KB. Viss ir atkarīgs no tā, kas atrodas failā. Veicot veiksmi, tas būs vienīgais solis, kas jums jāsper. Ja nē, turpiniet lasīt.

Ievietojiet savus attēlus - nekopējiet un neielīmējiet

Ir vilinoši kopēt un ielīmēt attēlu programmā PowerPoint, nevis izmantot ievietošanas funkciju. Šī problēma nebūs, ja jūs neuztraucat faila lielums, bet, ja esat, tad uzmanieties no kopēšanas un ielīmēšanas - tas var pārformatēt attēlu uz BMP vai PNG. Kāpēc tas ir jautājums? Abi šie failu formāti ir lielāki par JPG.

Iepriekš redzamajā ekrānuzņēmumā varat redzēt, ka PNG fails ir 153 KB, salīdzinot ar tā paša attēla 120 KB JPG failu. Katru reizi, kad kopējat un ielīmējat JPG failu PowerPoint, un tas tiek pārveidots par PNG, prezentācijai pievienojat mazliet nevajadzīgu faila lielumu. Izmantojot ievietošanas funkciju, attēli tiks ievietoti atbilstoši paredzētajam.

Veiciet attēlu rediģēšanu attēlu redaktorā - ne programmā PowerPoint

Ievietojot attēlu programmā PowerPoint, vislabāk ir pārliecināties, ka tajā nav nepieciešami labojumi. Ja tas tomēr prasa labojumus, labāk to izdarīt attēlu redaktorā. Kāpēc? Kad attēla rediģēšanai izmantojat PowerPoint, visi šie labojumi tiek glabāti kā prezentācijas daļa. Piemēram, mainot attēlu uz melnbaltu, PowerPoint saglabā arī pilnkrāsu attēlu. Tas ir daudz papildu kodumi tiek uzglabāti.

Ja jums nav attēlu redaktora (jums tas ir) vai jums vienkārši jāizmanto PowerPoint, noteikti norādiet PowerPoint, lai izmestu visus no rediģējumiem saglabātos liekos datus. Tas netiks ietaupījis tik daudz vietas kā darbs veltītā redaktorā, taču tas palīdzēs.

Saspiest visus jūsu prezentācijas attēlus

Attēlus var saspiest programmā PowerPoint pa vienam vai visus uzreiz. Ja jūs vēlaties darīt pēdējo, lūk, kā.

Atveriet prezentāciju, dodieties uz cilni Fails un pēc tam kreisajā rūtī atlasiet Saglabāt kā.

Pēc tam atlasiet “Citas opcijas”, kuru atradīsit apgabalā, kurā nosauksit faila nosaukumu, un izvēlieties faila veidu.

Parādīsies logs “Saglabāt kā” - šoreiz jums būs pieejamas dažas papildu iespējas. Blakus pogai Saglabāt noklikšķiniet uz Rīki.

Parādītajā nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Saspiest attēlus”.

Parādīsies logs “Saspiest attēlus”. Šeit prezentācijā varat izvēlēties attēlu izšķirtspējas veidu (pamatojoties uz PPI). Jūs arī pamanīsit, ka grupā “Saspiešanas opcijas” nevarat atlasīt opciju “Lietot tikai šim attēlam”. Tas ir tāpēc, ka tā kā mēs piekļuvām šim rīkam, šī opcija nav pieejama.

Piezīme.  Ja vēlaties saspiest vienu attēlu, atlasiet to un pēc tam dodieties uz Attēlu rīku formāts> Saspiest attēlus.

Kad esat apmierināts ar savu izvēli, noklikšķiniet uz Labi.

Pēc tam noteikti saglabājiet prezentāciju.

Nelietojiet iegultos fontus

Mēs saprotam, kāpēc jūs varētu vēlēties iegult fontus - jūs, iespējams, veidojat Zvaigžņu karu tematisko prezentāciju, un tāpēc, visticamāk, visiem īpašajiem fontiem nebūs pieejami visi, ar kuriem jūs, iespējams, koplietojat prezentāciju. Fontu iegulšana prezentācijā varētu novērst problēmas rindā, taču tas maksā par palielinātu failu izmēru.

Parasti, ja vien neesat pārliecināts, ka jums ir nepieciešams parādīt konkrētu fontu, ieteicams izslēgt fonta iegulšanu.

Pārejiet uz cilni Fails un kreisās rūts apakšdaļā atlasiet Opcijas.

Cilnē “Saglabāt” noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas “Iegult fontus failā” un pēc tam noklikšķiniet uz “Labi”.

Mēs saglabājām mūsu prezentācijas kopiju ar iegultiem visiem fontiem, bez iegultiem fontiem un iegultiem tikai ar prezentācijā izmantotajiem fontiem. Apskatiet atšķirību, ja faila izmēri:

Vai vēl esat pārliecināts?

Saite uz failiem, nevis to iegulšana

Apsveriet faila lieluma atšķirību, ja prezentācijā ievietojat visu YouTube videoklipu, nevis saistāt to atpakaļ. Iekļaujot visu videoklipu, jūsu prezentācijas apjoms ievērojami palielināsies. Iegūstot failu, salīdzinot ar saiti uz to, noteikti ir dažas vērtīgas priekšrocības (piemēram, ja saņēmējam, iespējams, nav piekļuves internetam, lai atskaņotu videoklipu), bet, ja problēma ir faila lielums, vienkārši nedariet to.

Neglabājiet prezentācijas sīktēlu

Atgriezieties, kad Office ļāva jums saglabāt prezentācijas sīktēlus, lai, meklējot failu File Explorer, varētu iegūt faila priekšskatījumu. Windows ir kļuvis sarežģītāks, tāpēc tam vairs nav nepieciešama Office lietojumprogrammu palīdzība. Bet opcija joprojām ir pieejama.

Mēs veica nelielu pārbaudi, lai redzētu faila lieluma atšķirību ar iespējotu un bez šīs opcijas. Šeit ir rezultāti:

Ja iespējota sīktēlu opcija, mūsu faila lielums bija 2660 KB. Ja opcija nebija iespējota, faila lielums tika samazināts līdz 2662 KB, kopumā ietaupot 7 KB.

Tas ir diezgan mazs ietaupījums, taču, kad mēs to pārbaudījām ar Word dokumentu, atšķirība bija ievērojama, parādot 721 KB bez iespējotas opcijas un 3247 KB ar iespējotu opciju.

Lai gan šī ir liela atšķirība starp lietojumprogrammām, un nav īsti skaidrs, kāpēc atšķirība ir tik liela, tā joprojām ir opcija, kuru vērts izpētīt. Lai atspējotu šo funkciju, atveriet prezentāciju, dodieties uz cilni Fails un pēc tam labajā pusē atlasiet Rekvizīti, pēc tam - Papildu rekvizīti.

Tagad jūs atrodaties loga Rekvizīti cilnē Kopsavilkums. Loga apakšdaļā noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas blakus “Saglabāt priekšskatījuma attēlu” un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Noņemiet personisko un slēpto informāciju no savas prezentācijas

Microsoft Office prezentācijā glabās jūsu personisko informāciju (piemēram, autora vārdu) un slēptos rekvizītus. Atbrīvojoties no šīs informācijas, jūs varat nedaudz ietaupīt vietu.

Atveriet savu prezentāciju, dodieties uz cilni “Fails”, atlasiet opciju “Pārbaudīt problēmas” un pēc tam atlasiet “Pārbaudīt dokumentu”.

Parādīsies logs “Dokumentu inspektors”. Pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa “Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija”, un pēc tam noklikšķiniet uz “Pārbaudīt”.

Nākamajā logā atlasiet “Noņemt visu”. Informācija tagad tiks noņemta, tādējādi ietaupot dažus KB vietas.

Izslēdziet automātisko atkopšanu

Tas nav obligāti ieteicams, un tas jāizmanto tikai kā pēdējais līdzeklis. Automātiskā atkopšana ir būtisks Office rīks, un, ja pirms saglabāšanas esat kādreiz pazaudējis dokumentu, tad precīzi saprotat, ko mēs domājam.

Katru reizi, kad Office izmanto automātisko atkopšanu, tas nedaudz palielina faila lielumu. Lai izslēgtu automātisko atkopšanu, dodieties uz cilni Fails un kreisās rūts apakšdaļā atlasiet Opcijas.

Loga “Opcijas” cilnē “Saglabāt” noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas blakus “Automātiskās atkopšanas informācijas saglabāšana xx minūtēs”.

Ja nekavējoties saglabājat un izejat no prezentācijas, atšķirību nepamanīsit. Tomēr laika gaitā, turpinot virzīties uz priekšu, izmantojot funkciju AutoRecover, failam tiks pievienots KB.

Kopējiet visu jaunā prezentācijā

Kamēr jūs veidojat prezentāciju, PowerPoint fonā saglabās dažādas lietas, kas jums palīdzēs. Mēs esam minējuši, kā izslēgt daudzas no šīm funkcijām, dzēst datus, kurus PowerPoint saglabā, un tā tālāk, taču vienmēr ir iespēja, ka kaut kas izlīda pa plaisām, un PowerPoint saglabāja daļu jums nevajadzīgas informācijas. Satura kopēšana jaunā prezentācijā var būt labs problēmas risinājums.

Tomēr tas var būt nedaudz apgrūtinošs, jo, izmantojot PowerPoint, jums būs jākopē un jāielīmē katrs slaids (un galvenie slaidi). Tomēr, kad to izdarīsit, jaunajā prezentācijā nebūs neviena no iepriekšējiem fona saglabājumiem, automātiskās atkopšanas informācijas vai faila iepriekšējām versijām. Tā rezultātā jums vajadzētu redzēt faila lieluma izmaiņas.

Lai gan mēs nevaram precīzi pateikt, cik daudz tas samazinās jūsu faila lielumu, jo katra prezentācija būs atšķirīga, ir vērts to uzņemt.

Iespēja: izpakojiet prezentāciju un saspiediet to

Kā jau minējām iepriekš, PPTX fails ir saspiests fails (tieši tāpēc izmērs ir daudz mazāks nekā vecās skolas PPT fails). Tas nozīmē, ka jūs varat to atvērt ar tādu rīku kā 7-Zip vai WinRar, izvilkt visus failus no sava PPTX, pievienot tos saspiestam arhīvam un pēc tam pārdēvēt arhīvu par PPTX faila paplašinājumu.

Mums tomēr bija daži jautājumi.

Pārbaudot Robu ar savu Word dokumentu, tas veiksmīgi samazināja faila lielumu no 721 KB līdz 72 KB. Tomēr tas procesa laikā sabojāja failu. Veicot testēšanu ar manu 2614 KB failu, tas to nesabojāja, bet samazināja tikai līdz 2 594 KB - kopā tikai 20 KB. Mēs neesam pārliecināti, kas šeit spēlē, tāpēc, ja vēlaties to atļauties, pirms to izdarīšanas pārliecinieties, ka jums ir faila dublējumkopija.

Tie ir visi padomi, kas mums ir, lai samazinātu jūsu PowerPoint prezentācijas lielumu. Mēs vienmēr meklējam jaunus un interesantus veidus, kā samazināt mūsu failu lielumu, tādēļ, ja jums ir kādi padomi, informējiet mūs komentāru sadaļā, un mēs ar prieku tos pārbaudīsim!