Kā ar paroli aizsargāt dokumentus un PDF, izmantojot Microsoft Office

Microsoft Office ļauj šifrēt savus Office dokumentus un PDF failus, ļaujot nevienam failu pat skatīt, ja vien viņam nav paroles. Mūsdienu Office versijās tiek izmantota droša šifrēšana, uz kuru varat paļauties - pieņemot, ka esat iestatījis stingru paroli.

Tālāk sniegtie norādījumi attiecas uz Microsoft Word, PowerPoint, Excel un Access 2016, taču procesam jābūt līdzīgam citās jaunākajās Office versijās.

Cik droša ir Microsoft Office paroles aizsardzība?

Microsoft Office paroles aizsardzības funkcijas agrāk ir kļuvušas par sliktu repu. No Office 95 līdz Office 2003 šifrēšanas shēma bija ļoti vāja. Ja jums ir dokuments, kas aizsargāts ar paroli, izmantojot Office 2003 vai vecāku versiju, paroli var viegli un ātri apiet, izmantojot plaši pieejamo paroļu uzlaušanas programmatūru.

Ar Office 2007 Microsoft nopietnāk pievērsa uzmanību drošībai. Office 2007 ar 128 bitu atslēgu pārslēdzās uz uzlaboto šifrēšanas standartu (AES). Tas tiek plaši uzskatīts par drošu un nozīmē, ka Office tagad izmanto reālu, spēcīgu šifrēšanu, lai jūsu dokumentus aizsargātu, kad iestatāt paroli. Mēs pārbaudījām PDF šifrēšanas funkciju un konstatējām, ka arī Office 2016 tā izmanto 128 bitu AES šifrēšanu.

SAISTĪTĀS: Kas ir šifrēšana un kāpēc cilvēki no tā baidās?

Jums ir jāuzmanās no divām lielām lietām. Pirmkārt, drošas ir tikai paroles, kas pilnībā šifrē dokumentu. Office ļauj arī iestatīt paroli faila “Ierobežot rediģēšanu” - teorētiski ļaujot cilvēkiem apskatīt failu, bet bez paroles to rediģēt. Šāda veida paroles var viegli uzlauzt un noņemt, ļaujot cilvēkiem rediģēt failu.

Arī Office šifrēšana darbojas labi tikai tad, ja saglabājat mūsdienīgos dokumentu formātos, piemēram, .docx. Ja saglabājat vecākos dokumentu formātos, piemēram, .doc, kas ir saderīgi ar Office 2003 un vecāku, Office izmantos vecāku, nedrošu šifrēšanas versiju.

Bet, kamēr jūs saglabājat failus modernos Office formātos un opcijas “Ierobežot rediģēšanu” vietā izmantojat opciju “Šifrēt ar paroli”, dokumentiem jābūt drošiem.

Kā ar paroli aizsargāt Office dokumentu

Lai paroli aizsargātu Office dokumentu, vispirms atveriet to programmā Word, Excel, PowerPoint vai Access. Noklikšķiniet uz izvēlnes Fails ekrāna augšējā kreisajā stūrī. Informācijas rūtī noklikšķiniet uz pogas “Aizsargāt dokumentu” un atlasiet “Šifrēt ar paroli”.

Programmā Microsoft Word poga tiek nosaukta tikai par “Protect Document”, bet citās lietotnēs tā ir nosaukta līdzīgi. Programmā Microsoft Excel meklējiet “Protect Workbook” un Microsoft PowerPoint “Protect Presentation”. Programmā Microsoft Access cilnē Informācija vienkārši redzēsit pogu “Šifrēt ar paroli”. Darbības citādi darbosies tāpat.

PIEZĪME. Ja vēlaties ierobežot tikai dokumenta rediģēšanu, šeit varat izvēlēties “Ierobežot rediģēšanu”, taču, kā jau teicām, tas nav ļoti droši un to var viegli apiet. Ja iespējams, labāk šifrējiet visu dokumentu.

SAISTĪTĀS: Kā izveidot spēcīgu paroli (un to atcerēties)

Ievadiet paroli, ar kuru vēlaties šifrēt dokumentu. Šeit vēlaties izvēlēties labu paroli. Vājas paroles var viegli uzminēt, uzlaužot programmatūru, ja kāds iegūst piekļuvi dokumentam.

Brīdinājums : Ja kādreiz aizmirsīsit paroli, jūs zaudēsiet piekļuvi dokumentam, tāpēc saglabājiet to drošībā! Microsoft iesaka jums pierakstīt dokumenta nosaukumu un paroli un glabāt to drošā vietā.

Kad dokuments tiek šifrēts, informācijas ekrānā redzēsiet ziņojumu “Lai atvērtu šo dokumentu, nepieciešama parole”.

Nākamreiz atverot dokumentu, tiks parādīts lodziņš “Ievadiet paroli, lai atvērtu failu”. Ja neievadīsit pareizo paroli, dokumentu vispār nevarēsit skatīt.

Lai dokumentā noņemtu paroles aizsardzību, noklikšķiniet uz pogas “Aizsargāt dokumentu” un vēlreiz atlasiet “Šifrēt ar paroli”. Ievadiet tukšu paroli un noklikšķiniet uz Labi. Office noņems paroli no dokumenta.

Kā izveidot ar paroli aizsargātu PDF failu

Varat arī eksportēt Office dokumentu uz PDF failu un ar paroli aizsargāt šo PDF failu. PDF dokuments tiks šifrēts ar jūsu norādīto paroli. Nez kāpēc tas darbojas programmā Microsoft Word, bet ne programmā Excel.

Lai to izdarītu, atveriet dokumentu programmā Microsoft Word, noklikšķiniet uz izvēlnes pogas Fails un atlasiet Eksportēt. Noklikšķiniet uz pogas “Izveidot PDF / XPS”, lai eksportētu dokumentu kā PDF failu.

Parādītajā saglabāšanas dialoglodziņa apakšdaļā noklikšķiniet uz pogas “Opcijas”. Opciju loga apakšdaļā iespējojiet opciju “Šifrēt dokumentu ar paroli” un noklikšķiniet uz Labi.

Ievadiet paroli, ar kuru vēlaties šifrēt PDF failu, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Kad esat pabeidzis, ievadiet PDF faila nosaukumu un noklikšķiniet uz pogas Publicēt. Office eksportēs dokumentu uz paroli aizsargātu PDF failu.

Brīdinājums : Ja aizmirsīsit paroli, nevarēsit skatīt PDF failu. Noteikti sekojiet tam, pretējā gadījumā jūs zaudēsiet piekļuvi savam PDF failam.

Atverot to, jums būs jāievada PDF faila parole. Piemēram, ja PDF failu atverat Microsoft Edge - Windows 10 noklusējuma PDF skatītājā - jums tiks lūgts ievadīt paroli, pirms to varat apskatīt. Tas darbojas arī citos PDF lasītājos.

Šī funkcija var palīdzēt aizsargāt īpaši sensitīvus dokumentus, īpaši, ja tos glabājat USB diskā vai tiešsaistes krātuves pakalpojumā, piemēram, Microsoft OneDrive.

Pilna diska šifrēšana, piemēram, ierīču šifrēšana un BitLocker Windows datorā vai FileVault Mac datorā, ir drošāka un nesāpīgāka, lai aizsargātu visus datorā esošos dokumentus, īpaši, ja dators tiek nozagts.